5 tips para hacer descripciones de puestos

La clave es recopilar la mayor cantidad de información posible y definir las tareas de cada puesto.

 

Escribir una descripción de puestos no es una tarea complicada. Lo importante también, es mantener actualizadas las descripciones de puesto considerando que la naturaleza de los negocios va cambiando con el tiempo. Las descripciones de puesto son ideales para evitar la superposición de tareas en una empresa y que cada uno focalice sus energías en determinadas tareas.

Las descripciones de puestos dan una clara idea a los empleados de su trabajo y de lo que se espera de ellos y define todas las posiciones de la Compañía. Las descripciones de puesto se utilizan en los períodos de evaluación para realizar distintas comparaciones entre áreas.

1.    Es necesario hablar con cada empleado y preguntarle sobre las diferentes tareas que desempeña en su puesto. También es necesario preguntarle al jefe de cada empleado cuales de esas tareas no son parte de su trabajo. También podrías pedirle a cada persona que escriba  en un papel una corta descripción del puesto, para ser utilizada como punto de partida de la descripción de puestos oficial.

2.    Después de hablar con la persona que desempeña el puesto, deberías hacer una lista de las tareas asociadas a una posición en particular. Determinar que se espera de una persona en una posición específica.

3.    Una vez que hayas organizado tus ideas, puedes escribir la descripción de puestos. Una descripción de puesto no debe ser larga, sino breve y directa al grano. Podrías incluir la responsabilidad legal que le compete y las responsabilidades del empleado.

4.    Actualiza las descripciones de puesto.  Si se incorpora un nuevo empleado pregúntale sobre los últimos empleos desempeñados, con el fin de actualizar la descripción de su puesto.

5.    Asegurate de que todos los empleados y los supervisores conocen de que tratan sus puestos,  que espera  la empresa de ellos, para que todo funcione con la mayor armonía posible.

2 tipos de entrevistas basadas en competencias

Los dos tipos de entrevistas por competencias más habituales y como deberían estructurarse.

 

Estilo de entrevistas 1. El enfoque más utilizado

Johnson & Johnson ha trabajado con entrevistas por competencias desde hace más de 10 años.
Susan Millard, Vice Presidente de Gestión del talento estratégico, dijo: "Predecir el éxito futuro en el trabajo, y las competencias más importantes para el desempeño, y articulado con los más altos estándares éticos es un método crítico para segurar que tenemos el talento necesario para potenciar nuestro crecimiento y cultura en J&J". También comentó un el éxito en 2005 de un encuentro de reclutamiento con 700 MBAs y gerentes fue porque usaron su Guia global de Entrevista de Perfiles de Liderazgo e identificaron algunos candidatos fuertes.
Las guias de entrevistas explican como el entrevistador debe prepararse antes de una entrevista por competencias, sugiere formas de abrir la entrevista, dice como interpretar los antecedentes del candidato, hacer preguntas, y provee unas cuantas preguntas para cada competencia crítica de cada posición de la empresa.
El entrevistador debe puntuar al candidato sobre la competencia y sobre su habilidad para la comunicación.
Ahora veremos un ejemplo de "Orientación al desempeño y a resultados" que representa una de las competencias más usadas por todas las organizaciones.

En otras organizaciones, para la competencia "Orientación al desempeño y a resultados" utilzian sinónimos como :

- Resultados obtenidos
- Orientación a resultados
- Objetivos alcanzados

"Orientación al desempeño y a resultados"

Objetivo

Es persistente cuando encuentra obstáculos, alienta aotros a rendir cuentas de sus acciones,  focalizado y comprometido en forma implacable al servicio al cliente, piensa creativamente.

Ejemplos clave

Ejecución impecable.
Acepta objetivos
Pensamiento centrado en el cliente. Hace al cliente el centro d etodas sus decisiones para construir valor. le impone el foco en el cliente a los demás, y los desafía a superar las expectativas del cliente.

Preguntas del entrevistador

1. Describa una instancia donde Ud. ha tenido éxito al arribar a un resultado determinado. ¿Qué pasos tomó para lograr esos resultados?
2. Piense en un ejemplo donde Ud.ha excedido interna o externamente las expectativas de sus clientes. ¿Cómo lo ha hecho? Qué visión o enfoque ha utilizado?
3. De un ejemplo de un proyecto o equipo que Ud. haya gestionado, donde haya habido varios obstáculos que sortear. ¿Qué hizo para superar estos obstáculos?
4. Dígame un ejemplo de lo que ha hecho para tener más información para entender a un cliente. ¿Qué hizo? Cómo esta información mejoró el servicio al cliente?
5. No es siempre fácil alcanzar determinados objetivos de trabajo. Describa un objetivo importante que fue capaz de alcanzar. ¿Por qué era un objetivo importante? ¿Cuales fueron los resultados obtenidos?


Estilo de entrevista 2. La entrevista de 1 sóla pregunta

Otro acercamiento corriente a las entrevistas por competencias empieza con una pregunta al candidato y una  serie de preguntas para indagar y obtener más información. Esta técnica representa una interesante y  diferente forma de evaluar a un candidato, escuchando cuidadosamente a ver si posee en sus respuestas las competencias que busca la empresa.
Según esta técnica elaborada por el consultor Lou Adler, el entrevistador tiene que decirle en primer lugar al candidato, que piense cual fue su primer gran logro. Luego, contárselo ampliamente, en detalle al entrevistador.

Después el entrevistador debe indagar y obtener en unos 15/20 minutos la siguiente información sobre la pregunta inicial.

Un acompleta descripción de uno de sus  logros
La Compañía para la que Ud. trabajó y qué hizo esta
Los resultados obtenidos: números, hechos, cambios realizados, detalles, cifras
Cuando tuvo lugar el logro
Cuanto tiempo duró
La importancia de ese logro para la Compañía
El título y puesto que desempeñaba
Por qué fue elegido para el puesto
Entre 3 y 4 de los desafíos más importantes que encaró el candidato y cómo los manejó
Algunos ejemplos de liderazgo e iniciativa propios
Algunas de las decisiones más importantes que tuvo que hacer
El medio ambiente de trabajo, como estaba constituido y los recursos disponibles
Cómo consiguió mayores recursos
Las habilidades técnicas necesarias para alcanzar el logro del objetivo
Las habilidades técnicas aprendidas y cuanto tiempo tomó aprenderlas
El rol actual que desempeña
El equipo involucrado y  quienes eran los reportes
Algunos de los mayores errores que cometió
Como fue cambiando y creció como persona
¿Qué haría diferente si pudiese volver a hacerlo?
Como fue un proyecto que en verdad disfrutó
Los temas que menos le interesan
El presupuesto disponible y su rol en prepararlo y gestionarlo
Como le salió el proyecto según el plan
Cómo fue que desarrolló el plan
Como motivó e influenció a otros. Dar ejemplos concretos
Como lidió con los conflictos. Dar ejemplos concretos
Alguna otra cosa que el candidato sienta que fue importante para el éxito del proyecto

Alder cree que lo que puede ganar el entrevistador con este tipo de entrevistas es importante. Dice que todo lo que necesites saber sobre la competencia de una persona se puede extraer de la entrevista de una sola pregunta.
Cad una de estas entrevistas le dará al entrevistador información sustancial sobre los candidatos. Ambas estan hechas para que se escuche al candidato y y se determine que tan fuerte son en competencias críticas para ser exitosos en una posición.
El tipo más común de entrevista por competencias (el primero) busca varias de las competencias más críticas y le hace al candidato preguntas sobre comportamientos apuntadas a las competencias predefinidas. El segundo tipo de entrevista se adentra en lo profundo de 1 o 2 logros y le pregunta al candidato para que comente esos logros desde diferentes perspectivas.

Pros y contras de las formas de reclutamiento

Cuanto más variadas sean las formas de reclutamiento mayores posibilidades de entrevistar candidatos adecuados.

El reclutamiento tanto interno como externo es el inicio y la base de todo proceso de selección. A mayor variedad y cantidad de formas de reclutamiento mayores posibilidades de seleccionar candidatos acordes al puesto que se ofrece.
Cuanto mejor se utilicen y se comprenda el alcance de estas herramientas, más efectivo será el proceso de selección, cuyo objetivo es encontrar el candidato adecuado para cada puesto.
Muchas veces los procesos de selección fracasan porque no ha habido un buen reclutamiento, entonces a mitad del proceso se decide suspender el reclutamiento o la línea no está conforme con los candidatos reclutados o los mismos candidatos abandonan el proceso.
Las formas de reclutamiento todas con características muy particulares que deben ser consideradas según el objetivo del proceso de selección.

Las formas de reclutamiento interno y externo más frecuentes son:

Formas reclutamiento externo:

Consultoras de recursos humanos.
Pros
Cuando las empresas buscan un perfil técnico, difícil en el mercado utilizan varias consultoras con el fin de tener una variedad de candidatos para entrevistar.
El candidato antes de entrevistarse con el referente de recursos humanos de la empresa, pasa por el filtro de un especialista externo.

Contras
Implica un costo extra para la empresa.
Tercearizar el reclutamiento puede tener varias contras. A veces hay una mala comunicación entre el referente de recursos humanos y la consultora, esta no consigue entender las necesidades la empresa y recluta candidatos que luego no satisfacen a la línea.
Se puede multiplicar el mismo aviso publicado en medios proveniente de varias consultoras y generar confusión.

Portales de empleo en Internet
Pros
Una de las herramientas más utilizadas y efectivas, especialmente para las búsquedas masivas. Los portales de empleo dominan la inmediatez.  Están programados para que apenas se publique un aviso de interés para el candidato le llegue a su mail. La respuesta suele ser inmediata.
El reclutador puede buscar curriculums afines y enviarles una propuesta a la vez que los candidatos pueden buscar avisos de interés y enviar su curriculum.

Contras
Sólo se deben tomar en cuenta los curriculums de hasta 6 meses de antigüedad, son los únicos a través de los que se puede hacer una convocatoria. Los curriculums más antiguos ya han conseguido un empleo.

Linkedin/Redes sociales
Pros
Es posible encontrar candidatos en el mismo puesto a ocupar que trabajan en la competencia y hacerles una propuesta. Se puede saber quienes están buscando un trabajo y quienes no.
Se puede ver el curriculum del candidato y algunas recomendaciones de pares, ex jefes o ex compañeros de trabajo incluso si participa en grupos averiguar cuales son sus intereses profesionales antes de hacerle una propuesta.

Contras
Es una herramienta actualmente en fase de desarrollo y debe utilizarse en forma secundaria junto con otra herramienta de reclutamiento. No es efectiva por sí sola.
Las recomendaciones, muchas veces no son sinceras. Son escritas por amigos o conocidos que intercambian "una recomendación por otra" a modo de hacerse un favor mutuo.

Clasificados en periódicos
Pros
Aún hay muchas personas que rechazan Internet y buscan trabajo a través del diario por costumbre o tradición. También hay personas que no están familiarizados con las nuevas tecnologías. Es una buena opción para búsqueda de operarios de baja calificación, comerciantes, personas de fábrica o perfiles semialfabetos. Por otra parte también son útiles en búsquedas de cuadros gerenciales y directivos que leen periódicos de negocios.
Si tiene que realizar un reclutamiento en una localidad de una provincia alejada de los centros urbanos los periódicos locales son muy eficientes para el reclutamiento y los costos de publicación son más bajos que los periódicos nacionales.

Contras
Cada vez son menos utilizados por las empresas. El costo de un aviso en los periódicos nacionales es muy alto en comparación de otros soportes (por ej. Internet) la respuesta a veces es escasa  y no hay inmediatez. El grueso de los CVs llega el primer día y el segundo de publicación del aviso y continúan llegando a cuenta gotas durante semanas. Hay que estar pendiente de los curriculums que llegan lo que puede reatrasar el proceso de reclutamiento.

Ferias de Empleo
Pros
Los potenciales candidatos se presentan y entregan su curriculum a un representante de la empresa. Se puede  ver a la persona frente a frente, escucharlo y ver como se desenvuelve en persona.

Contras
Muchas de las personas que acuden a Ferias de Empleo ya están empleadas y la mayoría en grandes empresas y sólo asisten para aumentar las posibilidades de encontrar otro empleo o "para ver como está el mercado".


Formas de reclutamiento interno

Publicar un aviso en carteleras e intranet y revistas internas de la empresa
Pros
A través de los medios de comunicación internos es más factible que lleguen a toda la población interna. El reclutamiento interno a través de estas vías genera motivación, oportunidades de desarrollo profesional, compromiso con la empresa y posibilidades de ascenso de personas que están familiarizadas con la cultura organizacional de la empresa.

Contras
A veces pueden generar falsas expectativas y rumorología por personas que se postulan periódicamente y nunca son elegidos.

Comunicación en cascada.
Solicitar a los supervisores y que designen quienes son los empleados más destacados y les propongan postularse para la búsqueda

Pros
Si los supervisores son buenos podrán recomendar a quienes consideren adecuados en forma objetiva y es una de las mejores referencias que tendrá el entrevistador

Contras
Puede generar malestar de algunas personas que desean crecer en la empresa y nunca son reclutados. Puede generar desconfianza y sospechas de enchufe o "acomodo".
Si el supervisor no es objetivo puede recomendar a alguien con un bajo desempeño movilizado por sus emociones (o porque es un amigo suyo o porque quiere mandarlo lejos porque no le soporta).

Bases de datos

Pros
Son persona a quienes les interesa la empresa, conocen la marca. Han dejado sus datos a través de la página web de la empresa o a través de referidos.

Contras
Los datos pueden desactualizarse rápidamente.
Los perfiles a veces están lejos de lo que la empresa necesita. O carecen de experiencia laboral sólida o han adquirido experiencia  en ámbitos o industrias que no tienen que ver con la empresa.

 

5 tips para evaluar a un candidato

El interés por la empresa o la malaeducación son fáciles de comprobar.

1. Utiliza las redes sociales

Facebook, Linkedin, blogs y Twitter. De acuerdo a un estudio dirigido por Microsoft, buscar en Internet a los candidatos a un puesto de trabajo se ha vuelto un requisito obligatorio en los procesos de reclutamiento de todas las compañías. Y un 70% declaró haber rechazado candidatos basados en la información que obtenían online. Por supuesto, las fotos de Facebook y Twitter no son una razón suficiente para rechazar a alguien, legalmente, pero buscar esta información puede develarte mucho de la persona.
Linkedin puede ayudarte especialmente con los candidatos más jóvenes, y más en el sector tecnológico algún contacto que haya trabajado y pueda contarte algo sobre esa persona.

2. Presta atención a lo que no está dicho

Es necesario asegurarse que quede claro todos los puntos del trabajo tanto los positivos como los negativos, por ejemplo que puede demandar trabajar hasta muy tarde, etc. Algunas personas se muestran tan positivas que pueden estar siendo deshonestas. Alguien que dice si a todo como estrategia para conseguir el trabajo a la larga trae malos resultados.

3. Ver los detalles de lo que dice

Algunas cosas para detectar quienes quieren verdaderamente el empleo, por ejemplo todo el mundo en una entrevista de trabajo debe tener el teléfono móvil apagado o al menos en modo silencio. Te das cuenta si esperan verdaderamente la entrevista? El lenguaje corporal, la interacción con los demás, y la frecuencia con la que mira su reloj o el teléfono te dará la pauta de el nivel de paciencia y educación del aplicante. Trata de no equivocarte y confundir el nerviosismo con ser alguien maleducado. También es importante la persona que afirma antes de presentarse recolectó algo de información de la empresa por Internet o através de conocidos.

4. Recomendaciones confiables

A la gente no le gusta trabajar con incompetentes o con aquellos que no pueden hacer su trabajo. Toma las recomendaciones seriamente.
Los referidos internos muchas veces son la mejor opción. Las personas con buenas referencias de otros empleados de la empresa que crean que puede funcionar bien en ese tipo de empresa es un dato importante a tener en cuenta.

5. Referencias extras a través de contactos

Si un empleado se fue de malas maneras de una empresa no querrá decírtelo. Busca entre tus contactos. Alguien que conozca a alguien que lo conozca te podrá dar una buena pista.

Utilizando estos 5 pasos adicionalmente a los métodos tradicionales, significa que es mucho más probable que tomes la mejor decisión al contratar el candidato.